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Dental Surgeons of Ontario
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COVID-19: Guidance for the Use of Teledentistry

For the duration of the COVID-19 crisis, dentists should consider the use of teledentistry for the remote assessment, triage, and provision of dental care where possible and appropriate.

Teledentistry, which involves the use of information and communication technologies to provide care remotely, enables dentists to serve a variety of dental care needs while avoiding close contact with patients.

The following document provides guidance to Ontario dentists on the acceptable use of teledentistry. Teledentistry must only be used in accordance with this guidance.

Additional resources

What is teledentistry? 

Teledentistry is the provision of patient dental care at a distance, using information and communication technologies (e.g., “virtual visits”).

Teledentistry can be provided in a number of ways, including, as examples: 

  • Live video (synchronous): Live, two-way interaction between a person (patient, caregiver or provider) and a provider using audiovisual telecommunications technology.
  • Store-and-forward (asynchronous): Transmission of recorded health information (e.g., radiographs, photographs, video, digital impressions and photomicrographs of patients) through a secure electronic communications system to a practitioner, who uses the information to evaluate a patient’s condition or render a service outside of a real-time or live interaction.
  • Remote patient monitoring (RPM): Personal health and medical data collection from an individual in one location via electronic communication technologies, which is transmitted to a provider (sometimes via a data processing service) in a different location for use in care and related support of care.
  • Mobile health (mHealth): Health care and public health practice and education supported by mobile communication devices, such as cell phones, tablet computers and personal digital assistants (PDA).

Principles

The following principles form the foundation for the guidance contained in this document:

  1. The practice of teledentistry is the practice of dentistry: all Standards of Practice, legal requirements, and professional obligations that apply to in-person dental care also apply to dental care provided via teledentistry.
  2. The use of teledentistry can help to ensure the continuity and ongoing provision of necessary dental care while mitigating the risk of transmission of COVID-19 that is present with in-person clinical encounters.

When can teledentistry be used? 

Teledentistry must only be used:

  1. by Ontario dentists (licensed and physically present in Ontario);
  2. to treat Ontario patients (physically present in Ontario); and
  3. to assist with the provision of care in accordance with the requirements set out in this document.

Requirements for using Teledentistry

The practice of teledentistry is the practice of dentistry. 

Ontario dentists who practise teledentistry must continue to meet existing Standards of Practice and the professional, legal and ethical obligations that apply to dental care that is provided in person. 

When practising via teledentistry, Ontario dentists must:

  1. Use their professional judgment to determine whether teledentistry is appropriate and will enable them to meet all applicable Standards of Practice, legal requirements, and professional obligations.
  2. Identify the resources (e.g. information and communication technology, equipment, support staff, etc.) that are required to provide teledentistry, and only proceed if those resources are available and can be used effectively in each case.
  3. Consider each patient’s existing health status, specific health-care needs, and specific circumstances, and only use teledentistry if the risks do not outweigh the potential benefits and it is in the patient’s best interest to do so.
  4. Confirm the identity of the patient and provide the patient with proof of their identity and licensure status (if assessing a new patient). The College recommends that where possible, dentists use teledentistry to assess and triage existing patients.
  5. Obtain an appropriate medical history, verbal history of the patient’s condition and confirm the nature of the emergency before recommending next steps, which may include, among other things: 
    1. advice and appropriate pharmacotherapy (if indicated);
    2. asking the patient to visit the practice for an in-person clinical examination or treatment appointment;
    3. facilitating a patient referral to another dentist for care needs;
    4. facilitating a patient referral to allied health care providers for care needs that are outside the scope of dentistry, or;
    5. facilitating a patient referral to hospital for extreme emergency cases that cannot be managed in the dental office, including loss of life and limb.
  1. Ensure that the reliability, quality, and timeliness of the patient information obtained via teledentistry is sufficient to justify providing or assisting in the provision of dental care.
  2. Use technology that will allow dentists to gather necessary information needed to proceed with treatment. For instance, should dentists need to prescribe medication for a new patient, technology with audio-video capacity will be required to allow for an adequate assessment prior to prescribing medication. 
  3. Protect the privacy and confidentiality of the patient’s personal health information, specifically by:
    1. using technology that has privacy and security settings in accordance with the Personal Health Information Protection Act, 2004. At minimum, technology must have controls to ensure only the intended patient has access to the appointment and where personal health information is stored and/or transmitted, strong encryption must be used. If unsure, dentists can confirm with the service provider that the technology meets Ontario privacy requirements.
    2. conducting the teledentistry appointment in a private environment that will ensure patient information is not overheard or seen by other individuals; and
    3. confirming with the patient that they are in a private setting and that the technology they are using is secure. 
  1. Keep appropriate records of the teledentistry appointment, in compliance with College’s Dental Recordkeeping Guidelines,and note specifically that the care was provided through teledentistry.
  2. Establish quality assurance mechanisms via ongoing monitoring and evaluation to ensure that care provided via teledentistry is safe, effective, and consistent with legal and professional obligations.

Additional Requirements

  1. Dentists who do not offer teledentistry must continue to meet their ongoing professional obligation to respond to inquiries and not abandon patients. This would include, at a minimum, a secure telephone line with a confidential voicemail message option and/or a secure and private professional email account. With either option, patient messages must be checked regularly and replied to in a timely manner.

French translation

COVID-19 : Orientation pour l’utilisation de la télédentisterie

Pendant la durée de la crise de la COVID-19, les dentistes doivent envisager de recourir à la télédentisterie pour l’évaluation, le triage et la prestation de soins dentaires à distance quand cela est possible et approprié.

La télédentisterie comprend le recours aux technologies de l’information et des communications pour dispenser de soins à distance, ce qui permet au dentiste de répondre à une variété de besoins en matière de soins dentaires, tout en évitant le contact étroit avec les patients.

Le document suivant procure une orientation aux dentistes de l’Ontario sur l’utilisation acceptable de la télédentisterie. On doit recourir à la télédentisterie uniquement selon la présente orientation.

Ressources supplémentaires

Qu’est-ce que la télédentisterie?

La télédentisterie est la prestation de soins dentaires aux patients à distance, en recourant aux technologies de l’information et des communications (p. ex. des « visites virtuelles »).

La télédentisterie peut être dispensée de diverses façons, notamment selon les exemples suivants :

  • Vidéo directe (synchrone) : Interaction directe bidirectionnelle entre une personne (patient, fournisseur ou dispensateur de soins) et un fournisseur utilisant la technologie des télécommunications audiovisuelles.
  • Stockage et retransmission (asynchrone) : La transmission de renseignements sur la santé enregistrés (p. ex. radiographies, photographies, vidéos, impressions numériques et photomicrographies des patients) par le biais d’un système de communication électronique sécuritaire à un praticien qui a recours à ces renseignements pour évaluer l’état d’un patient ou lui dispenser un service en dehors d’une interaction en temps réel ou directe.
  • Suivi à distance de patients : La collecte de données de santé et médicales personnelles d’une personne dans un endroit au moyen des technologies de communication électronique, qui sont transmises à un fournisseur (parfois au moyen d’un service de traitement des données) dans un endroit différent afin de les utiliser pour les soins et le soutien relatif aux soins.
  • Santé mobile : Pratiques des soins de santé et de la santé publique, ainsi que d’éducation soutenues par des appareils de communication mobile, notamment les téléphones cellulaires, les tablettes, les ordinateurs et les assistants numériques personnels.

Principes

Les principes suivants constituent le fondement de l’orientation que renferme ce document :

  1. La pratique de la télédentisterie est la pratique de la dentisterie : toutes les normes de pratique, les obligations juridiques et professionnelles qui s’appliquent aux soins dentaires en personne s’appliquent également aux soins dentaires dispensés au moyen de la télédentisterie.
  2. Le recours à la télédentisterie permet d’assurer la continuité et la prestation continue des soins dentaires nécessaires, tout en réduisant le risque de transmission de la COVID 19 qui est présent lors des rencontres cliniques en personne.

Quand peut-on recourir à la télédentisterie?

Le recours à la télédentisterie doit être effectué uniquement :

  1. par des dentistes de l’Ontario (autorisés et physiquement présents en Ontario);
  2. pour traiter des patients de l’Ontario (physiquement présents en Ontario);
  3. pour aider à la prestation des soins conformément aux exigences énoncées dans ce document.

Exigences pour recourir à la télédentisterie

La pratique de la télédentisterie est la pratique de la dentisterie.

Les dentistes de l’Ontario qui pratiquent la télédentisterie doivent continuer à satisfaire aux normes de pratique actuelles, ainsi qu’aux obligations professionnelles, juridiques et éthiques qui s’appliquent aux soins dentaires dispensés en personne.

Lorsqu’ils pratiquent au moyen de la télédentisterie, les dentistes de l’Ontario doivent :

  1. Faire appel à leur jugement professionnel afin de déterminer si la télédentisterie est appropriée et si elle leur permet de satisfaire à toutes les normes de pratique applicables, ainsi qu’à leurs obligations juridiques et professionnelles.
  2. Identifier les ressources (p. ex. technologie de l’information et des communications, équipement, personnel de soutien, etc.) nécessaires afin de procurer la télédentisterie, et procéder ainsi uniquement si ces ressources sont disponibles et si elles peuvent être utilisées efficacement dans chaque cas.
  3. Tenir compte de l’état de santé existant de chaque patient, de ses besoins particuliers en matière de soins de santé et de ses circonstances particulières, et recourir à la télédentisterie seulement si les risques ne dépassent pas les avantages potentiels, et si procéder ainsi est dans le meilleur intérêt du patient.
  4. Confirmer l’identité du patient et lui procurer une preuve de son identité et de votre statut professionnel (si on évalue un nouveau patient). Le Collège recommande que, dans la mesure du possible, le dentiste recoure à la télédentisterie pour l’évaluation et le triage de ses patients actuels.
  5. Obtenir les antécédents médicaux appropriés, les antécédents verbaux de l’état du patient et confirmer la nature de l’urgence avant de recommander les prochaines étapes, pouvant comprendre, entre autres :
    1. offrir des conseils et une pharmacothérapie appropriés (si indiqué);
    2. demander au patient de se rendre au cabinet dentaire pour un examen clinique ou un rendez-vous de traitement en personne;
    3. faciliter l’adressage du patient à un bureau d'urgence figurant sur le site Web du Collège (en anglais seulement);
    4. faciliter l’adressage du patient à des fournisseurs de soins de santé auxiliaires pour les besoins de soins qui sont hors de portée de la dentisterie;
    5. faciliter l’adressage du patient à un hôpital pour des cas d’urgence extrême qui ne peuvent pas être gérés au cabinet dentaire, y compris la perte de la vie ou d’un membre.
  6. S’assurer que la fiabilité, la qualité, et l’actualité des renseignements sur le patient obtenus par télédentisterie suffisent à justifier la prestation ou l’assistance lors de la dispense des soins dentaires.
  7. Le recours à la technologie qui permettra au dentiste de recueillir l’information nécessaire pour procéder au traitement. Par exemple, si le dentiste doit prescrire un médicament à un nouveau patient, la technologie avec une capacité audio et vidéo est nécessaire afin de permettre une évaluation adéquate avant de prescrire le médicament. 
  8. Protéger la vie privée et la confidentialité des renseignements personnels sur la santé du patient, plus particulièrement en :
    1. utilisant une technologie comportant des paramètres sur la confidentialité et la sécurité conformément à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, la technologie doit à tout le moins comporter des contrôles afin de s’assurer que seul le patient ciblé ait accès au rendez vous, et lors du stockage ou de la transmission des renseignements personnels sur la santé, on doit utiliser un chiffrement renforcé. Si le dentiste en est incertain, il peut confirmer auprès de son fournisseur de services si la technologie satisfait aux exigences en matière de protection des renseignements personnels de l’Ontario.
    2. procédant au rendez-vous de télédentisterie dans un endroit privé afin que les renseignements sur le patient ne soient pas entendus ni vus par d’autres personnes;
    3. vérifiant avec le patient s’il se trouve dans un endroit privé et si la technologie qu’il utilise est sécuritaire.
  9. Tenir des dossiers appropriés sur les rendez-vous de télédentisterie, conformément aux lignes directrices sur la tenue de dossiers du Collège, soit Dental Recordkeeping Guidelines (en anglais seulement), et noter précisément que les soins ont été dispensés par télédentisterie.
  10. Établir des mécanismes d’assurance de la qualité au moyen d’un suivi et d’une évaluation continus afin de s’assurer que les soins dispensés par télédentisterie soient sécuritaires, efficaces et conformes aux obligations juridiques et professionnelles.

Exigences supplémentaires

  1. Les dentistes qui n’offrent pas la télédentisterie doivent continuer à satisfaire à leur obligation professionnelle continue consistant à répondre aux demandes et à ne pas abandonner leurs patients. Cela comprend au moins une ligne téléphonique sécuritaire avec une option de messages dans une boîte vocale confidentielle ou un compte de courriel professionnel privé et sécuritaire. Avec l’une ou l’autre de ces options, on doit vérifier régulièrement les messages des patients et y répondre en temps voulu.